Es mayorista, ofrece equipos eléctricos en Lima y provincias, sus ventas han ido creciendo cada año, pero hasta fines del 2006 no sabía exactamente cuántas eran las utilidades de Edex Representaciones, su empresa. Carlos Euscate lo dice sin asombro. "Tampoco tenía idea de cómo se ahorraba con un software de gestión".
¿Por qué y cómo llegó a este punto? Si tomamos en cuenta que el inventario lo manejaba con un software de US$150, que las cuentas con los bancos se trabajaban con una hoja de cálculo y que el contador había instalado su propio sistema para la contabilidad, lo obvio es que había desorden y caos en su estructura operativa. Así, Euscate buscó integrar todas esas áreas pero con la certeza de comprender sin necesidad de tener al contador al lado. La idea era no solo ahorrar (el verbo favorito de los emprendedores), sino tener más tiempo para buscar clientes. "Hay cosas que deben mecanizarse, sí o sí. No se puede tener a una persona haciendo informes diarios, revisando almacenes y cuentas por pagar", agrega. Un año después de trabajar con un software integrado, Euscate resume los beneficios en una sola frase: mis decisiones son cada vez más acertadas.
No se trata de un cliché. Se trata de una realidad. Las cuatro compañías proveedoras de software con las que elaboramos este informe señalan que hay un mayor acercamiento de los pequeños y medianos empresarios a la tecnología de gestión. ¿En qué consiste este software tan especial? Pues son programas o sistemas que no solo llevan los registros contables sino que además pueden interconectarse con el área de almacén, finanzas (cuentas por pagar) y hasta chequear las compras pendientes. Estos programas pueden adquirirse por módulos, los cuales después pueden conectarse de a pocos, según necesite la compañía.
Para Rolando Liendo, presidente de la Asociación Peruana de Software (Apesoft), este es el mejor momento para que las pymes den el paso a programas integrados. "Si están creciendo y desean hacerlo más rápido, una herramienta vital de trabajo es el software". Ciertamente, gran parte de este mérito lo tienen las empresas que han sabido acercarse a ellos en un lenguaje sencillo, más acorde con los intereses de las pymes, y no hablando en términos de megabites y memoria RAM. "Fue nuestra entera responsabilidad que antes no notaran los beneficios. Hoy les decimos que pueden generar 10% más de utilidades si deciden ordenar mejor e interconectar todas las áreas de su empresa", concluye Liendo.
NO TODO ES COSTO
Si lo barato le sale caro a cualquier mortal, imagínese cómo le costará un software de baja calidad a un pequeño empresario. "Muchas veces el empresario delega la responsabilidad de buscar un software barato al contador. Obviamente, este escogerá lo que mejor le resulte, pero no necesariamente tomará en cuenta los objetivos y metas de la empresa", señala Andrés Vásquez, gerente de SIIGO, proveedora de soluciones empresariales.
El caso de Disan S.A.C., mediana empresa dedicada a la fabricación de bolsas de polietileno y mantas impermeables industriales, es emblemático de lo que significa crecer sin orden ni medida. "Antes solo se usaba Excel y se podía manejar 100 facturas al mes. Pero cuando crecimos a 400 mensuales y una facturación de 600 mil soles, el asunto no daba para más", recuerda Gisela Ramos, gerenta administrativa. Aunque ella no lo admite abiertamente, la parte más difícil a la hora de implementar tres módulos (facturación, almacenes y compras) fue convencer a su padre, el empresario Máximo Ramos, de invertir US$3.500 en el cambio. "Felizmente está funcionando muy bien y ya pensamos incluir dos módulos más para contabilidad", añade.
UN PASO SEGURO
Para Tamara Hernández, gerente de Software Business, pensar en la migración de información suele ser el principal dolor de cabeza para los empresarios indecisos que buscan un mejor sistema. No obstante, el asunto puede tardar de un mes a seis, incluyendo las capacitaciones para usuarios y la posterior asesoría, por si hay problemas o vacíos. "Es más, en muchas ocasiones no se necesita ni cambiar de PC, solo con usar Pentium 4 ya es posible instalarlo", sostiene.
En el caso de SMP Distribuciones, empresa dedicada a la importación y venta de envases plásticos para panificadoras, la decisión de utilizar un sistema integrado (ERP) se tomó en octubre del 2006 y, desde entonces, los cambios han sido notorios. "Cuando llegué, cualquiera podía entrar a la base de datos. Toda la información había sido manipulada y era inexacta. Nunca se sabía con certeza qué cantidad de stock teníamos", recuerda Antonio Velarde, jefe de sistemas. El sistema que eligieron en SMP les permite tener información en tiempo real y reportes exactos para tomar mejores decisiones. "Lo más palpable fue darnos cuenta de que importábamos cosas que ya no tenían demanda. Hemos rearmado nuestra lista de prioridades con los proveedores y lo más importante es que estamos trabajando la fidelización de clientes, porque puedo tener un reporte mensual y saber quién ha dejado de comprarnos, para visitarlos y saber si hubo problemas en la última entrega", comenta. La inversión de 8 mil dólares valió la pena.
CRECER EN COMPAÑÍA
Para algunas compañías, la mira se concentra en el exterior. Contar con un sistema de buen soporte y que dé confianza a los empresarios extranjeros es la prioridad. La cartera de clientes de SAP se ha ampliado con el acercamiento a las medianas y pequeñas, que son un 'boom' en toda Latinoamérica. "Llevamos casi dos años en el Perú con SAP Business One (programa de siete módulos pensado para las pymes) y ya contamos con 80 clientes, que reportan el 18% del total de nuestras utilidades", comenta Jorge Olaechea. La Corporación Oro Verde (que elabora las populares infusiones Herbi) acaba de firmar contrato con ellos y cifra expectativas a mediano plazo para exportar. "Tenemos un sistema dedicado solo al área comercial, implementado hace 3 años. Pero a medida que fuimos creciendo, el sistema se quedó atrás y necesitábamos mejorar nuestros procesos de control de calidad para obtener mejores costos", explica Edinson Chumacero, jefe del área de sistemas de Oro Verde. Con un crecimiento del 30% en ventas durante el 2006 y copando el 40% del mercado de filtrantes con las ventas en supermercados, obtener otro software se hizo urgente. "Para el 2008 o 2009 queremos exportar y tenemos que prepararnos con tiempo", dice.
Realizar una inversión que no baja de los 800 dólares podría asustarlo. Pero los ejemplos son claros al transmitir que racionalizar los procesos de su negocio hará que sus empleados logren más en menor tiempo.
DATOS
El Cite Software (brazo de Apesof que apoya a las pymes en coordinación con el Ministerio de la Producción) posee tres programas dedicados a la instrucción tecnológica de emprendedores. El más general y que abarca a todo tipo de pymes es el de Alfabetización Digital de Empresarios, donde se enseña a usar tecnología para obtener índices de rentabilidad, presupuestos, balances y gestiones en línea.
Cite ha desarrollado un software para la industria del calzado, con el que se mejoran los procesos de producción.
Ofrece paquetes de software de gestión a precio módico (hasta por US$1.000).
¿Por qué y cómo llegó a este punto? Si tomamos en cuenta que el inventario lo manejaba con un software de US$150, que las cuentas con los bancos se trabajaban con una hoja de cálculo y que el contador había instalado su propio sistema para la contabilidad, lo obvio es que había desorden y caos en su estructura operativa. Así, Euscate buscó integrar todas esas áreas pero con la certeza de comprender sin necesidad de tener al contador al lado. La idea era no solo ahorrar (el verbo favorito de los emprendedores), sino tener más tiempo para buscar clientes. "Hay cosas que deben mecanizarse, sí o sí. No se puede tener a una persona haciendo informes diarios, revisando almacenes y cuentas por pagar", agrega. Un año después de trabajar con un software integrado, Euscate resume los beneficios en una sola frase: mis decisiones son cada vez más acertadas.
No se trata de un cliché. Se trata de una realidad. Las cuatro compañías proveedoras de software con las que elaboramos este informe señalan que hay un mayor acercamiento de los pequeños y medianos empresarios a la tecnología de gestión. ¿En qué consiste este software tan especial? Pues son programas o sistemas que no solo llevan los registros contables sino que además pueden interconectarse con el área de almacén, finanzas (cuentas por pagar) y hasta chequear las compras pendientes. Estos programas pueden adquirirse por módulos, los cuales después pueden conectarse de a pocos, según necesite la compañía.
Para Rolando Liendo, presidente de la Asociación Peruana de Software (Apesoft), este es el mejor momento para que las pymes den el paso a programas integrados. "Si están creciendo y desean hacerlo más rápido, una herramienta vital de trabajo es el software". Ciertamente, gran parte de este mérito lo tienen las empresas que han sabido acercarse a ellos en un lenguaje sencillo, más acorde con los intereses de las pymes, y no hablando en términos de megabites y memoria RAM. "Fue nuestra entera responsabilidad que antes no notaran los beneficios. Hoy les decimos que pueden generar 10% más de utilidades si deciden ordenar mejor e interconectar todas las áreas de su empresa", concluye Liendo.
NO TODO ES COSTO
Si lo barato le sale caro a cualquier mortal, imagínese cómo le costará un software de baja calidad a un pequeño empresario. "Muchas veces el empresario delega la responsabilidad de buscar un software barato al contador. Obviamente, este escogerá lo que mejor le resulte, pero no necesariamente tomará en cuenta los objetivos y metas de la empresa", señala Andrés Vásquez, gerente de SIIGO, proveedora de soluciones empresariales.
El caso de Disan S.A.C., mediana empresa dedicada a la fabricación de bolsas de polietileno y mantas impermeables industriales, es emblemático de lo que significa crecer sin orden ni medida. "Antes solo se usaba Excel y se podía manejar 100 facturas al mes. Pero cuando crecimos a 400 mensuales y una facturación de 600 mil soles, el asunto no daba para más", recuerda Gisela Ramos, gerenta administrativa. Aunque ella no lo admite abiertamente, la parte más difícil a la hora de implementar tres módulos (facturación, almacenes y compras) fue convencer a su padre, el empresario Máximo Ramos, de invertir US$3.500 en el cambio. "Felizmente está funcionando muy bien y ya pensamos incluir dos módulos más para contabilidad", añade.
UN PASO SEGURO
Para Tamara Hernández, gerente de Software Business, pensar en la migración de información suele ser el principal dolor de cabeza para los empresarios indecisos que buscan un mejor sistema. No obstante, el asunto puede tardar de un mes a seis, incluyendo las capacitaciones para usuarios y la posterior asesoría, por si hay problemas o vacíos. "Es más, en muchas ocasiones no se necesita ni cambiar de PC, solo con usar Pentium 4 ya es posible instalarlo", sostiene.
En el caso de SMP Distribuciones, empresa dedicada a la importación y venta de envases plásticos para panificadoras, la decisión de utilizar un sistema integrado (ERP) se tomó en octubre del 2006 y, desde entonces, los cambios han sido notorios. "Cuando llegué, cualquiera podía entrar a la base de datos. Toda la información había sido manipulada y era inexacta. Nunca se sabía con certeza qué cantidad de stock teníamos", recuerda Antonio Velarde, jefe de sistemas. El sistema que eligieron en SMP les permite tener información en tiempo real y reportes exactos para tomar mejores decisiones. "Lo más palpable fue darnos cuenta de que importábamos cosas que ya no tenían demanda. Hemos rearmado nuestra lista de prioridades con los proveedores y lo más importante es que estamos trabajando la fidelización de clientes, porque puedo tener un reporte mensual y saber quién ha dejado de comprarnos, para visitarlos y saber si hubo problemas en la última entrega", comenta. La inversión de 8 mil dólares valió la pena.
CRECER EN COMPAÑÍA
Para algunas compañías, la mira se concentra en el exterior. Contar con un sistema de buen soporte y que dé confianza a los empresarios extranjeros es la prioridad. La cartera de clientes de SAP se ha ampliado con el acercamiento a las medianas y pequeñas, que son un 'boom' en toda Latinoamérica. "Llevamos casi dos años en el Perú con SAP Business One (programa de siete módulos pensado para las pymes) y ya contamos con 80 clientes, que reportan el 18% del total de nuestras utilidades", comenta Jorge Olaechea. La Corporación Oro Verde (que elabora las populares infusiones Herbi) acaba de firmar contrato con ellos y cifra expectativas a mediano plazo para exportar. "Tenemos un sistema dedicado solo al área comercial, implementado hace 3 años. Pero a medida que fuimos creciendo, el sistema se quedó atrás y necesitábamos mejorar nuestros procesos de control de calidad para obtener mejores costos", explica Edinson Chumacero, jefe del área de sistemas de Oro Verde. Con un crecimiento del 30% en ventas durante el 2006 y copando el 40% del mercado de filtrantes con las ventas en supermercados, obtener otro software se hizo urgente. "Para el 2008 o 2009 queremos exportar y tenemos que prepararnos con tiempo", dice.
Realizar una inversión que no baja de los 800 dólares podría asustarlo. Pero los ejemplos son claros al transmitir que racionalizar los procesos de su negocio hará que sus empleados logren más en menor tiempo.
DATOS
El Cite Software (brazo de Apesof que apoya a las pymes en coordinación con el Ministerio de la Producción) posee tres programas dedicados a la instrucción tecnológica de emprendedores. El más general y que abarca a todo tipo de pymes es el de Alfabetización Digital de Empresarios, donde se enseña a usar tecnología para obtener índices de rentabilidad, presupuestos, balances y gestiones en línea.
Cite ha desarrollado un software para la industria del calzado, con el que se mejoran los procesos de producción.
Ofrece paquetes de software de gestión a precio módico (hasta por US$1.000).
